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【残業しない仕事術】上司とのこまめなコミュニケーションで仕事の納期をコントロールして早めに帰るポイント5選

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どうもコウタロウです。 

 

今日はタイトルについて。

 

 

なぜあなたの仕事は終わらないのか?

毎日、残業、残業で自宅に帰っても風呂入って飯食って寝るだけの生活になってないですか?

 

残念ながら私はしばらくその生活を続けていました。。。

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さて、何故あなたの仕事が終わらないのか?

理由を考えてみましょう。

①自分がこなせる量以上の仕事を振られる

②自分の能力を大幅に上回る仕事を振られる

③ 仕事の量、難しさはたいしたことないが仕事の進め方が悪く終わらない

 

こんなところでしょうか?

 

仕事が終わらない原因は何?

判断が難しいですが、人によっては①〜③全て個人の責任だろうと言う人もいるかもしれません。

 

ただ私は、個人の責任だけだとは考えていません。

 

仕事が終わらない原因は仕事の進め方にあります。

 

つまり仕事が終わらない原因は仕事の進め方にあるのです。

けして個人の能力、体力が原因ではありません!!

 

残業せずに仕事を終らせるポイント5選

となると、仕事の進め方を改善すれば 残業せずに仕事を終らせることができます。

 

最近、忙しい中で私が実践し特に効果的だったポイントを5つ紹介します。

 

その仕事、本当に大切?

残業しなければ終わらない程、仕事が多い時って、どれもこれも全てやらなければいけないと考えがちです。

 

でもね、意外とそんなことないんですよ。

※私はIT系の仕事をしてるのでIT系の仕事の例となります。

 

例えば

①登録ボタン押すと、エラーになる

②削除ボタンで削除したけど、画面がクリアされずに残る(データはクリアされてる)

③数値だけしか入力できなはずなのに、文字列も入力できる

 

などなど、色々不具合があり直さなければいけないです。

 

忙しい時って考えることもしなくなるので

「①〜③全て3日間で全て終らせて!!」などと結構簡単に仕事を振られる場合があります。

 

上司も忙しいのでとにかく終わらせなきゃ

部下も忙しいので不具合は全て修正しなくちゃ

 

と考えるものです。

 

でも、本当に全てを3日間で終らせる必要ありますか?

もしかしたら①、②はやらなきゃいけないけど、③は来週でもいいかも?

 

もしかすると③はユーザーに確認したら「文字列入力してもOK!!」って言うかも。

 

仕事って意外と、振ってる方も絶対に必要かどうかの確信が無いものなんです。

 

だから、振られたから全てやるのではなく、本当にその仕事が必要かどうか少し立ち止まって考えてみて下さい。

 

上司が話しやすければその仕事の大切さ、意味を確認して見てください。

話してみると「残業してまでやる仕事でもないな」なんて展開になるかもしれませんよ。

 

仕事の期限を上司と確認する

忙しい時は2パターンあります。

・仕事の納期が決まってるパターン

・とにかく毎日、1つでも多く仕事を終らせるパターン

 

残念ながら後者は1つ1つの仕事の納期が無く、膨大な仕事を今いるメンバーで手当たり次第こなしていく最悪のパターンです。

 

こんな時は、最初に今日どこまでできるかを簡単に見積もります。

※「簡単に」と書いたのはキッチリ見積もったところでその通りにいかないし、忙しい時は見積もりの時間も勿体ないためです。

 

例えば、今日は3つくらいまでなら終らせられると見積もったとします。

そこで上司に確認するのです。

 

私:「恐らく、今日1日で3つまでなら終らせられると思います。

但し、3つ目の〇〇は少しリスクがあり、もしかすると終わらないかもしれません。」

 

上司:「悪いけど、今日中に終らせて」

 

となれば、出来る範囲でがんばり、夕方か、定時位に終わりそうであればそのまま進め、難しそうであれば、現状を包み隠さず報告し、そのまま頑張るか、期限を変えてもらうか解決策を相談しましょう。

 

もし、相談しても「終らせて」くらいの一言しかない上司であれば次回から見積もりを甘くし、1日に2つまでしか終わらせられないなど、自分で自分の身を守りましょう。

 

仕事の前に少しでいいから効率的な方法を考える

これ、スゴイ重要です!!

 

恐らく大多数の人が仕事を振られたら、そのまますぐ手を付けるんじゃないでしょうか?

 

それは間違いです。

 

仮にいつもやっている作業でも、少しでいいから考えるんです!

 

そのいつもの手順が本当に効率がいいのか?

 

昔からやっている作業でも今は効率のいいツールがあって30分かかる作業が10分でできるかもしれません。

 

はじめてやる仕事であれば尚の事どのように進めるのか?

ゴール(作業完了)のイメージは?

 

慣れないうちは考えても何も思いつかず考えなくても一緒かも?と思うかもしれませんが考えるクセ、習慣をつければ、恐ろしいほど、仕事のスピードがアップします。

保証します!!

 

中間締め切りを決める

仕事は、順調に進みません。

 

こんなはずじゃなかった、もっと簡単にできるはずだった。。。

 

想定通り進まなかったら、残業して穴埋めする?

 

イヤイヤ、そうじゃないです。

例えば、ある仕事を2時間でやるつもりだったと見積もります。

 

となると、1時間たてば、全体の半分は終わってるはずです。

1時間30分で75%、ほぼ完了しているはずです。

 

でも実際は、1時間たっても進捗がほぼ無く、1時間30分経過しても半分も終わって無ければ、そのまま進めるのは危険です。

 

おそらくその仕事は終わりません。

 

仕事の難易度によりますが、簡単な仕事で挽回の自信があれば1時間30分までがんばり、あまり自信がない仕事であれば1時間経過した時点で

・そのまま進めるか?

・その後のスケジュールを見直すか?

 

の判断をします。

 

そのまま進めるのであれば、残業を覚悟して進めます。

 

スケジュールを見直すのであれば、その後に控えている仕事を翌日に回し、必要であれば上司に報告して下さい。

 

上司に報告した結果、残業を打診されるかもしれないし、後に控えている仕事を別の担当者にまわしてくれるかもしれません。

 

一番良くないのは、2時間作業しても終らず、残業しても終らず、その後の仕事も手をつけず、夜の20時、21時くらいにぜんぜん終わらないと上司に報告することです。

 

これが一番最悪。

 

仕事は一人でやっているものではありません、チームのためにも自分のためにも中間締め切りを設け、意識して仕事して下さい。

 

仕事の成果が100点でなくてもいいか確認する

ケースとしては多くないですが、少なくもないので。

 

仕事を振られたら、当然全て完了したら終りとなります。

 

私のIT業界では、ユーザーから気軽に「これやって」、「あれやって」と言われますが、技術的に難しいこともあり、100%要望を満たせないことも間々あります。

 

当然、100%期待に答えたいですができないこともあるのが事実。

それは、自分の技術不足かもしれないし、与えられたコスト(時間と経費)の問題かもしれないし。。。

 

なので最初は100点目指してがんばりますが、残りの与えられた時間を考えると、80点までしかもっていけない事もあります。

 

その時は、残業しても必ず100点に持っていこうと思わず、残り時間を考えたら80点までしかいけないと判断できた時点で上司に相談して下さい。

 

作業担当者は100点に持っていかなければと考えがちですが、上司はプロジェクト全体から判断し、80点でもいいとなるかもしれません。

 

今は、80点でもプロジェクト後半になると、技術力が上がり残り20点を少ない時間で完了させることができるかもしれません。

 

仕事は100点、いや120点を目指すのが当たり前ですが、80点でもいいかもしれないという柔軟な判断と相談する習慣をぜひ身につけて下さい!

 

最後に

如何でしたか?

 

この記事で紹介したポイント5選を実践し、今の現場では毎日一番早く帰宅しています。

 

特に重要なポイントは、リスクのある仕事ほど、上司と蜜にコミュニケーションを取ることです。

 

私はフリーランスなので、威圧的で話のわからない上司であれば、すぐに現場を変えて働くことができます。

 

それができな会社勤めの人はちょっと難しいかもしれないですが上司と相談する以外のポイントは実践できると思うのでぜひお試し下さい!!